COVID-19 GFSI

Audit sur site

L’audit sur site se déroule-t-il différemment pendant cette crise?

Valable pour toutes les normes

Réponse

Les règles officielles et celles de l'entreprise sont toujours respectées lors de l'audit (mesures d'hygiène, distance minimale). Ceci se reflète dans le déroulement d’audit:

1. L’auditeur et les audités sont équipés des masques, si disponible sur le site, comme simple précaution.

2. La réunion d'ouverture et de clôture de l'audit se déroule dans un petit cercle avec un nombre limité de participants (max. 3-5 personnes).

3. Les séquences d'audit sont traitées avec un minimum d'employés sur place en gardant la distance de 2m.

4. Pour les séquences d'audit en production : Les entretiens avec les employés sur place sont limités au minimum. La distance de sécurité est toujours garantie. Nous agissons sur place en fonction de la situation et avec prudence.

5. Le déjeuner est organisé à petite échelle.

6. Les règles du détenteur de standard sont respectées en continu.

7. Chaque dérogation d’un déroulement normal est notée dans le Portail ProCert par l’auditeur (dans la rubrique Modifications dans le plan d’audit).

Interruption, réduction de la production ou arrêt temporaire de la production

Nous avons dû arrêter temporairement notre production. Est-ce que ProCert va suspendre notre certificat?

Valable pour toutes les normes

Réponse

NON. Une évaluation de risque peut être demandée par ProCert suivie par un éventuel audit sur site lors de la reprise. Il faut tenir au courant ProCert des arrêts et des reprises (voir reglèment de certification). 

Nous fonctionnons mais une partie de notre production est à l’arrêt. Est-ce que dans ces conditions l’audit pourrait être maintenu ?

Valable pour toutes les normes

Réponse

OUI. L’audit pourra avoir lieu. Le responsable d’audit décidera da la faisabilité des exclusions sur place. Le domaine de certification du nouveau certificat sera adapté en conséquence et un audit complémentaire sera nécessaire, le cas échéant.

Nous fonctionnons dans un mode gestion de crise (activités réduites, télétravail etc.). Quelle conséquence sur notre certification ?

Valable pour toutes les normes

Réponse

La certification peut être maintenue à condition que vous continuiez à maitriser vos processus, vos procédés et vos opérations et assuriez la qualité et la sécurité des produits alimentaires.

FSSC 22000 Report d’audit et conséquences

Nous aurons un audit Upgrade FSSC 22000 tout prochainement. Puis-je le reporter ?

Valable pour FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage

Réponse

OUI, si la raison du report est liée au COVID-19 et si l’évaluation de risque avec entretien effectuée par ProCert conclut qu'un report est possible.

Report d’audit et conséquences

L'audit de mon site est planifié dans les prochaines semaines, ProCert, va-t-il le reporter ?

Valable pour toutes les normes

Réponse

ProCert ne reporte pas d’audit par défaut. Le planning des auditeurs est très chargé, donc un report est une solution ultime.

Nous œuvrons pour que les audits planifiés puissent être maintenus tout en préservant la santé de nos auditeurs (respect des consignes nationales) ainsi que vos propres restrictions d’accès aux sites.

Quelles sont les conséquences si je reporte mon audit au mois de juin ou plus tard ?

Valable pour toutes les normes

Réponse

Dans ce cas nous vous proposerons immédiatement un nouveau créneau d’audit entre juillet et août 2020. Cette plage est potentiellement la seule qui garantisse un audit dans l’année. Nous ne pouvons pas vous garantir un audit en 2020 si tous nos clients repoussent leurs audits.

Pour les audits Upgrade FSSC, une évaluation des risques doit avoir lieu pour valider le report.

L'audit de mon site a été reporté, dois-je continuer à me conformer aux exigences de la norme/des normes ?

Valable pour toutes les normes

Réponse

OUI. Le maintien de la conformité aux exigences de la norme est indispensable au maintien de la certification, comme stipulé contractuellement. Les actions mises en œuvre par votre site pendant la crise du coronavirus seront vérifiées au plus tard lors de la prochaine évaluation, quelle que soit sa forme.

L'audit de mon site a été reporté, comment celà est-il géré et signalisé sur les portails des détenteurs de standard ?

Valable pour toutes les normes

Réponse

Les détenteurs de standard ont défini des solutions adaptées se référant à la crise du COVID-19. Ce paramétrage est assuré par le Backoffice de ProCert. Ainsi vos clients peuvent consulter le report d’audit en fonction de leurs accès.

Expiration du certificat

Si mon site n’a pas pu être audité en raison du COVID-19 et que mon certificat arrive à expiration, est-il possible de prolonger sa validité, sans audit/évaluation préalable ? (BRC GS Food, FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage)

Valable pour BRC GS Food, FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage

Réponse

OUI. Sur demande, sauf si votre site est en note C ou D et seulement si vous disposez d’un certificat ProCert. C’est l’organisme certificateur actuel qui peut prolonger votre certificat. Une extension de 6 mois est proposée, sans audit. Toutefois, une évaluation de risque suivie d'une interview par ProCert doit être conduite.

Si mon site n’a pas pu être audité en raison du COVID-19 et que mon certificat arrive à expiration, sera-t-il encore visible sur les portails de l'IFS et du BRC ? (BRC GS Food)

Valable pour BRC GS Food

Réponse

OUI. Si votre certificat est prolongé de 6 mois suite à la procédure mentionnée ci-dessus. La note restera la même.

Si mon site n’a pas pu être audité en raison du COVID-19 et que mon certificat arrive à expiration, sera-t-il encore visible sur les portails de l'IFS et du BRC ? (IFS Food, IFS Logistics, IFS GM, IFS Broker)

Valable pour IFS Food, IFS Logistics, IFS GM, IFS Broker

Réponse

OUI. Même expiré votre certificat reste visible sur le portail IFS pendant une durée de 12 mois.

Suite à l'obtention d’une prolongation, recevrai-je un nouveau certificat ? (BRC GS Food)

Valable pour BRC GS Food

Réponse

OUI. Votre certificat actuel est prolongé de 6 mois, avec la même note et le même domaine de certification. 

Suite à l'obtention d’une prolongation, recevrai-je un nouveau certificat ? (FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage)

Valable pour FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage

Réponse

OUI. Votre certificat actuel est prolongé de 6 mois, avec le même domaine de certification.

Suite à l'obtention d’une prolongation, recevrai-je un nouveau certificat ? (IFS Food, IFS Logistics, IFS GM, IFS Broker)

Valable pour IFS Food, IFS Logistics, IFS GM, IFS Broker

Réponse

Pas de prolongation de certificat possible.

Audit à distance

Est-il possible de faire un audit à distance ? (BRC GS Food, FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage, IFS Food, IFS Logistics, IFS GM)

Valable pour BRC GS Food, FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage, IFS Food, IFS Logistics, IFS GM

Réponse

NON. Aucun nouveau certificat ne pourra être délivré sans un audit complet sur site. C’est une directive de GFSI appliquée par toutes les normes.

Est-il possible de faire un audit à distance ? (IFS Broker)

Valable pour IFS Broker

Réponse

IFS étudie actuellement la question.

Prolongation du certificat

Notre site souhaite prolonger son certificat. Allons-nous automatiquement en recevoir un nouveau ? (BRC GS Food, FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage)

Valable pour BRC GS Food, FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage

Réponse

NON. Il est demandé de faire une évaluation de risque pour assurer que votre système est bien fonctionnel. ProCert a rédigé une procédure qui est mise à disposition des clients: la procédure prévoit les étapes suivantes :

1. Evaluation des risque

1.1 Partiellement effectuée par vos soins, tout en nous soumettant des documents et enregistrements

1.2 Partie complétée par ProCert (même document)

2.  Préparation de l'interview par ProCert

3.  Interview par téléphone (env. 2 h)

4.  Décision de ProCert: prolongation OUI / NON

Notre site souhaite prolonger son certificat. Allons-nous automatiquement en recevoir un nouveau ? (IFS Food, IFS Logistics, IFS GM, IFS Broker)

Valable pour IFS Food, IFS Logistics, IFS GM, IFS Broker

Réponse

NON. Pas de prolongation de certificat possible.

Quel est l’objectif de l’interview ? (BRC GS Food, FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage)

Valable pour BRC GS Food, FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage

Réponse

L'objectif de l'entretien, basé sur l'évaluation soumise avec les pièces jointes, est d'obtenir la conviction que nous pouvons prolonger le certificat sur une base solide.

La procédure de prolongation est-elle accessible pour nous ? (BRC GS Food, FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage)

Valable pour BRC GS Food, FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage

Réponse

OUI. Votre chargé de clientèle ProCert se tient à votre disposition. 

La procédure de prolongation est-elle accessible pour nous ? (IFS Food, IFS Logistics, IFS GM, IFS Broker)

Valable pour IFS Food, IFS Logistcs, IFS GM, IFS Broker

Réponse

Pas de prolongation de certificat possible.

Une prolongation de certificat me coûte-t-elle quelque chose ? (BRC GS Food, FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage)

Valable pour BRC GS Food, FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage

Réponse

OUI. Il faut compter environ 4 h de travail avec une interview de 2h par le responsable d’audit de votre site.

Une prolongation de certificat me coûte-t-elle quelque chose ? (IFS Food, IFS Logistics, IFS GM, IFS Broker)

Valable pour IFS Food, IFS Logistics, IFS GM, IFS Broker

Réponse

Pas de prolongation de certificat possible.

Suite à une prolongation du certificat, quand l’audit régulier sur site aura-t-il lieu? (BRC GS Food, FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage)

Valable pour BRC GS Food, FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage

Réponse

L’audit de re-certification doit être conduit au plus tard 1 mois avant la fin de prolongation du certificat, pour assurer un certificat sans interruption.

Suite à une prolongation du certificat, l’audit sur site régulier aura-t-il lieu? (IFS Food, IFS Logistics, IFS GM, IFS Broker)

Valable pour IFS Food, IFS Logistics, IFS GM, IFS Broker

Réponse

Pas de prolongation de certificat possible.

Si ProCert ne prolonge pas mon certificat, ai-je une alternative ? (BRC GS Food, FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage)

Valable pour BRC GS Food, FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage

Réponse

NON. Dans ce cas votre certificat expire. ProCert fournira une justification appropriée de sa décision.

Si ProCert ne prolonge pas mon certificat, ai-je une alternative ? (IFS Food, IFS Logistics, IFS GM, IFS Broker)

Valable pour IFS Food, IFS Logistics, IFS GM, IFS Broker

Réponse

Pas de prolongation de certificat possible.

Est-ce que le résultat de cette évaluation de risque est partagé avec les détenteurs de standard ? (BRC GS Food, FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage)

Valable pour BRC GS Food, FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage

Réponse

OUI. Cette évaluation doit être chargée dans le portail des détenteurs de standard, comme audit spécial. BRC GS dispose d’un format spécifique que nous compléterons une fois notre procédure finalisée.

Est-ce que le résultat de cette évaluation de risque est partagé avec les détenteurs de standard ? (IFS Food, IFS Logistics, IFS GM, IFS Broker)

Valable pour IFS Food, IFS Logistics, IFS GM, IFS Broker

Réponse

Pas de prolongation de certificat possible.

Audit inopiné

Mon site est enregistré en schéma inopiné: l'audit peut-il être maintenu en inopiné? (BRC GS Food)

Valable pour BRC GS Food

Réponse

NON. Par défaut tous les audits prévus dans les 4 prochains mois devraient être effectués en annoncé (jusqu’à fin juillet 2020).

Mon site est enregistré en schéma inopiné: l'audit peut-il être maintenu en inopiné? (FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage)

Valable pour FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage

Réponse

Pas applicable en 2020 ou sur demande

Mon site est enregistré en schéma inopiné: l'audit peut-il être maintenu en inopiné? (IFS Food, IFS Logistics, IFS GM)

Valable pour IFS Food, IFS Logistics, IFS GM

Réponse

OUI. Toutefois, nous vous recommandons de modifier votre statut et de repasser temporairement en audit annoncé. Les circonstances de la crise ne se prêtent pas bien à cette démarche.

Extension du domaine de certification

Première certification ou audit phase 2

Nous avons prévu de passer la première certification au mois d’avril. Pouvons-nous atteindre une certification sans passer par un audit sur site, par exemple avec un audit à distance?

Valable pour toutes les normes

Réponse

NON. GFSI précise qu'un audit à distance ne remplace pas un audit sur site. Vous devrez donc attendre la fin de la crise pour réaliser l’audit sur site. ProCert peut vous rédiger une attestation prouvant que vous avez passé l’audit phase 1 et permettant d'expliquer la situation à vos clients.

Démonstration de la conformité aux normes pendant la crise COVID-19

Comment puis-je démontrer à mes clients qu’en cette période de crise, mon site se conforme toujours aux exigences de la/des norme(s) ? (BRC GS Food, FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage)

Valable pour BRC GS Food, FSSC 22000 Food, Packaging, Feed, Transport & Storage

Réponse

En demandant et en obtenant la prolongation de la validité de votre certificat, selon la procédure mentionnée plus haut.

Comment puis-je démontrer à mes clients qu’en cette période de crise, mon site se conforme toujours aux exigences de la/des norme(s) ? (IFS Food, IFS Logistics, IFS GM)

Valable pour IFS Food, IFS Logistics, IFS GM

Réponse

IFS propose un dispositif temporaire, afin d’apporter des éléments tangibles de nature à rassurer vos clients : l’organisme de certification qui a émis le certificat peut réaliser un « contrôle de surveillance non accrédité à distance» pour votre site déjà certifié. Ce contrôle ne compte pas pour une future recertification. Ce dispositif ne permet en aucun cas de reporter la date d’échéance du certificat.