Witnessing & Trainee

Nous distinguons les types d'accompagnement d'audit suivants:

Observateur: il s'agit d'un candidat auditeur ou également d'une personne de l'environnement de ProCert (par exemple du backoffice) qui observe le responsable d’audit pendant l'audit afin d'apprendre. Il ne peut pas se déplacer librement dans l'entreprise.

Trainee: il s'agit d'un candidat auditeur qui, sous la responsabilité du responsable d’audit, effectue certaines séquences d'audit sous la responsabilité et la supervision du responsable d’audit.  Il s'agit généralement d'observateurs qui ont déjà accompagné plusieurs audits. Ils ont été formés par ProCert sur les standards correspondants et ont suivi avec succès une formation de plusieurs jours sur la méthodologie d'audit. Il n'est pas autorisé à se déplacer librement dans l'entreprise. Il est tenu de rester en permanence auprès de l'auditeur principal.

Witnesseur : il s'agit d’un autre responsable d’audit qui observe le responsable d’audit actif pendant l'audit. Ces accompagnements servent à l'étalonnage et au maintien de la qualification de nos auditeurs. En principe, il s'agit de collaborateurs ProCert. Dans certains cas, il peut s'agir de collaborateurs des détenteurs de standards ou de l'organisme d'accréditation. Ceux-ci assument le rôle de "witness". Il ne peut pas se déplacer librement dans l'entreprise. Il est tenu de rester en permanence auprès du responsable d’audit

Les accompagnements servent d'une part à calibrer et à maintenir la qualification de nos auditeurs. D'autre part, ils sont obligatoires et utiles pour la formation des nouveaux auditeurs.

Grâce aux accompagnements d'audit par des candidats auditeurs, nous pourrons à l'avenir mettre à disposition de nos clients des auditeurs qualifiés afin de garantir la poursuite de leurs certifications.

C’est une observation réalisée lors d’un audit de certification afin de valider les compétences d’un nouvel auditeur ou de calibrer un auditeur expérimenté. Le witnessing est une étape obligatoire et fondamentale dans le parcours de (re)qualification de chaque auditeur.

Il y a deux types de witnessing:

Witnessing initial: c’est l’étape finale pour qualifier un auditeur, le witnessing est réalisé par une personne qualifiée et compétente dans le secteur, qui garantit  le bon déroulement de l’audit.

Witnessing de calibration: réalisé entre auditeurs expérimentés, l’auditeur A observe l’auditeur B, et l’auditeur B pourra à son tour observer l’auditeur A lors d’un autre audit. On parle de calibration.

La présence d'un witnesseur lors d’un audit fait partie intégrante de toute procédure de (re)qualification des auditeurs. C’est une étape essentielle et indispensable pour qualifier un auditeur et/ou maintenir la qualification d’un auditeur.

Selon les règles de chaque standard, un auditeur doit être witnessé tous les 2 ou 3 ans.

Un auditeur qui n’est pas witnessé dans les délais perd sa qualification.

Oui, car ils sont tenus, selon le type d'accompagnement d'audit, de donner un feed-back au responsable d’audit sur sa prestation ou de prendre des notes afin d'apprendre du responsable d’audit.

Ils doivent toujours se tenir à l'écart, ne pas chercher le contact visuel avec les audités et les auditeurs et toujours garder une certaine distance afin de ne pas perturber l'audit. Ils ne doivent en aucun cas intervenir, même par des signes de la main ou des mouvements de la tête.

Le rôle du witnesser est d'observer le responsable d’audit et d'évaluer sa performance pendant l'audit. Le witnesser ne peut en aucun cas intervenir dans l'audit. Il reste constamment en arrière-plan et ne doit pas attirer l'attention de l'auditeur sur des non-conformités ou des omissions.

Il est important de savoir que le witnessing n’est pas un examen ou une évaluation de l’auditeur, c’est une observation des bonnes pratiques d’audit avec un objectif d’amélioration et de calibration

Normalement, l’organisme ayant signé un contrat de certification est tenu d’accepter la présence d’un witnesseur si cela est demandé, néanmoins si l’organisme le refuse pour des raisons internes, il faut bien savoir que cela peut avoir un impact direct sur le maintien de la qualification de l’auditeur et par conséquent sur la disponibilité des auditeurs pour un prochain audit.

Les Trainees sont nos auditeurs de demain. Ils doivent apprendre du responsable d’audit les différentes pratiques d'audit, mais aussi être initiés à la philosophie d'audit de ProCert. Les Trainees peuvent participer en tant qu'observateurs silencieux ou prendre en charge activement des parties de l'audit (= Trainee). Cela est indiqué dans le plan d'audit. En tant que Trainee, ils sont toujours accompagnés et évalués par le responsable d’audit. Lorsque le Trainee reprend son rôle d'observateur, il ne peut pas non plus intervenir dans l'audit, tout comme le Witnesseur.

Non, l'accompagnement de l'audit n'a aucune influence sur le résultat. Les auditeurs ne sont pas plus ou moins sévères pendant un audit. Par le passé, nous n'avons pas reçu de feed-back indiquant que le responsable d’audit était soudainement plus sévère que les autres années. Cela ne prolonge pas non plus la durée de l'audit sur place.

La responsabilité incombe au responsable d’audit pendant toute la durée de l'accompagnement, comme lors d'un audit régulier.

Le witnesseur est une personne qui est sous contrat avec ProCert et représente les valeurs et principes de ProCert, il est donc soumis aux mêmes règles de confidentialité que l’auditeur. Le witnesseur ne consulte pas les documents internes.

Le client peut à tout moment attirer l'attention des parties concernées sur le fait que l'accompagnateur a une influence sur l'audit.

Les coûts supplémentaires de l'accompagnateur sont pris en charge par ProCert.

Non, l'observateur, le Trainee et le Witnesseur ne peuvent pas communiquer directement avec les clients. La communication passe exclusivement par le responsable d’audit.