COVID-19 GFSI

Vor-Ort-Audit

Läuft das Vor-Ort-Audit in dieser Krise anders?

Gültig für alle Standards

Antwort

Die behördlichen und betrieblichen Vorschriften werden bei der Prüfung stets eingehalten (Hygienemassnahmen, Mindestabstand). Dies spiegelt sich im Audit wieder:

1. Der Auditor und die geprüften Personen werden, falls vor Ort verfügbar, zur Vorsichtsmassnahme mit Masken ausgestattet.

2. Die Eröffnungs- und Schlussbesprechung des Audits findet in einem kleinen Kreis mit einer begrenzten Teilnehmerzahl (max. 3-5 Personen) statt.

3. Die Auditsequenzen werden mit einem Minimum an Mitarbeitern vor Ort unter Einhaltung des Abstands von 2m bearbeitet.

4. Für Audit-Sequenzen in der Produktion: Interviews mit Mitarbeitern vor Ort werden auf ein Minimum beschränkt. Der Sicherheitsabstand ist immer gewährleistet. Wir handeln vor Ort situationsgerecht und mit Vorsicht.

5. Das Mittagessen wird in kleinem Rahmen organisiert.

6. Die Regeln des Standardeigners werden kontinuierlich eingehalten.

7. Abweichungen von der üblichen Auditpraxis werden vom Auditor im ProCert Portal festgehalten (unter Änderungen des Auditplans).

Unterbrechung, Reduzierung der Produktion oder vorübergehende Einstellung der Produktion

Wir mussten die Produktion vorübergehend einstellen. Wird ProCert unser Zertifikat aussetzen?

Gültig für alle Standards

Antwort

NEIN. Eine Risikobeurteilung kann von ProCert verlangt werden, gefolgt von einem möglichen Audit vor Ort zum Zeitpunkt der Wiederaufnahme. ProCert muss über Einstellungen und Wiederaufnahmen auf dem Laufenden gehalten werden (gemäss Zertifizierungsreglement).

Wir sind am Produzieren, aber ein Teil unserer Produktion ist eingestellt. Kann das Audit unter diesen Bedingungen durchgeführt werden?

Gültig für alle Standards

Antwort

JA. Das Audit kann stattfinden. Der Auditor entscheidet vor Ort über die Definition möglicher Ausschlüsse. Der Geltungsbereich des neuen Zertifikats wird entsprechend angepasst, und es wird gegebenenfalls ein zusätzliches Audit erforderlich sein.

Wir arbeiten im Krisenmanagementmodus (reduzierte Aktivitäten, Homeoffice usw.). Welche Auswirkungen hat dies auf unsere Zertifizierung?

Gültig für alle Standards

Antwort

Die Zertifizierung kann aufrechterhalten werden, solange Sie Ihre Prozesse, Verfahren und Abläufe weiterhin kontrollieren und die Qualität und Sicherheit der hergestellten Lebensmittel gewährleisten.

FSSC 22000 Auditverschiebung und Konsequenzen

Unser FSSC 22000 Upgrade-Audit findet in Kürze statt. Kann ich es verschieben?

Gültig für FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung

Antwort

JA, wenn der Grund für die Verschiebung mit COVID-19 zusammenhängt und die mit ProCert durchgeführte Risikobewertung mit Interview durch ProCert eine Verschiebung bestätigt.

Verschiebung des Audits und Konsequenzen

Das Audit an meinem Standort ist für die kommenden Wochen geplant, wird ProCert es verschieben?

Gültig für alle Standards

Antwort

ProCert verschiebt wenn immer möglich keine Audits von sich aus. Die Auslastung der Auditoren ist sehr hoch, daher ist eine Verschiebung die letztmögliche Lösung.

Wir bemühen uns, dass geplante Audits stattfinden können. Gleichzeitig ist es uns sehr wichtig, dass alles Notwendige unternommen wird, um das Risiko einer Ansteckung und Verbreitung des Corona Virus zu verhindern. Dabei respektieren wir sowohl behördliche Anordnungen als auch Ihre eigenen Zugangsbeschränkungen zu Ihrem Standort.

Was sind die Konsequenzen, wenn ich mein Audit auf Juni oder später verschieben will?

Gültig für alle Standards

Antwort

In diesem Fall bieten wir Ihnen sofort einen neuen Audittermin zwischen Juli und August 2020 an. Zu diesem Zeitpunkt ist es am wahrscheinlichsten einen Verschiebetermin mit dem Auditor zu finden. Sollten viele Kunden ihr Audit verschieben wollen, können wir Ihnen heute nicht garantieren dass wir im 2020 einen Termin finden werden. Für FSSC Upgrade Audits muss eine Risikobewertung stattfinden.

Das Audit an meinem Standort wurde verschoben, muss ich die Anforderungen des Standards/der Standards im Moment weiter erfüllen?

Gültig für alle Standards

Antwort

JA. Die kontinuierliche Einhaltung der Anforderungen des/der Standard(s) ist für die Aufrechterhaltung der Zertifizierung, wie vertraglich festgelegt, unerlässlich. Die von Ihrem Standort spezifisch definierten Massnahmen während der Coronavirus-Krise werden spätestens beim nächsten Audit vor Ort überprüft.

Das Audit an meinem Standort wurde verschoben, wie wird dies gehandhabt und in den Portalen der Standardeigner sichtbar gemacht?

Gültig für alle Standards

Antwort

Die Standardeigner haben spezifische Lösungen definiert, welche sich auf die COVID-19-Krise beziehen. Das ProCert Backoffice stellt sicher dass der Eintrag korrekt und umfassend erfolgt. So können Ihre Kunden, je nach Zugriffsfreigabe, die Verschiebung des Audits einsehen.

Ablauf der Zertifikatsgültigkeit

Wenn mein Standort aufgrund von COVID-19 nicht auditiert werden kann und mein Zertifikat kurz vor dem Auslaufen steht, ist es dann möglich, das Zertifikat ohne vorherige Auditierung/ Bewertung zu verlängern? (BRC GS Lebensmittel, FSSC 22000)

Gültig für BRC GS Lebensmittel, FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung

Antwort

JA. Das ist auf Anfrage möglich, es sei denn, Ihr Standort weist für  BRC eine C- oder D-Bewertung auf. Zudem muss Ihr aktuelles Zertifikat von ProCert ausgestellt sein. Ohne Audit kann eine  Verlängerung um maximal 6 Monate vorgeschlagen werden. Es muss jedoch vorher eine Risikobeurteilung mit anschliessendem Interview durch ProCert durchgeführt werden.

Wenn das Audit an meinem Standort aufgrund von COVID-19 nicht durchgeführt werden konnte und mein Zertifikat kurz vor dem Auslaufen steht, wird es dann weiterhin auf den Portalen der Standareigner sichtbar sein? (BRC GS Lebensmittel)

Gültig für BRC GS Lebensmittel

Antwort

JA. Wenn Ihr Zertifikat nach dem oben genannten Verfahren um 6 Monate verlängert wird. Die Bewertung aus dem Vorjahr wird dabei nicht angepasst.

Wenn das Audit an meinem Standort aufgrund von COVID-19 nicht durchgeführt werden konnte und mein Zertifikat kurz vor dem Auslaufen steht, wird es dann weiterhin auf den Portalen der Standareigner sichtbar sein? (IFS)

Gültig für IFS Lebensmittel, IFS Logistik, IFS GM, IFS Broker

Antwort

JA. Selbst wenn Ihr Zertifikat abgelaufen ist, bleibt es für einen Zeitraum von 12 Monaten auf dem IFS-Portal sichtbar.

Erhalte ich nach erfolgreich durchgeführter Risikobeurteilung und Interview ein neues Zertifikat mit verlängerter Gültigkeit? (BRC GS Lebensmittel)

Gültig für BRC GS Lebensmittel

Antwort

JA. Ihr aktuelles Zertifikat wird um 6 Monate verlängert. Die Bewertung und der Geltungsbereich werden nicht verändert.

Erhalte ich nach erfolgreich durchgeführter Risikobeurteilung und Interview ein neues Zertifikat mit verlängerter Gültigkeit? (FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung)

Gültig für FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung

Antwort

JA. Ihr aktuelles Zertifikat wird um 6 Monate verlängert, wobei der Geltungsbereich unverändert bleibt.

Fernaudit

Ist es möglich, ein Fernaudit durchzuführen? (BRC GS Lebensmittel, FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung,IFS Lebensmittel, IFS Logistik, IFS GM)

Gültig für BRC GS Lebensmittel, FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung,IFS Lebensmittel, IFS Logistik, IFS GM

Antwort

NEIN. Ohne ein vollständiges Audit vor Ort werden keine neuen Zertifikate ausgestellt. Dies ist eine GFSI-Vorgabe, welche von allen Standards angewendet werden muss.

Ist es möglich, ein Fernaudit durchzuführen? (IFS Broker)

Gültig für IFS Broker

Antwort

IFS diskutiert aktuell die Möglichkeit eines Fernaudits.

Verlängerung des Zertifikats

Unser Standort möchte ohne das reguläre Audit oder Zusatzmassnahmen das Zertifikat verlängern. Werden wir automatisch ein neues Zertifikat erhalten? (BRC GS Lebensmittel, FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung)

Gültig für BRC GS Lebensmittel, FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung

Antwort

NEIN. Eine Risikobewertung ist erforderlich, um sicherzustellen, dass Ihr System ordnungsgemäss funktioniert. ProCert hat ein Verfahren erarbeitet, das den Kunden zur Verfügung steht: Das Verfahren besteht aus folgenden Schritten

Risikobeurteilung

1.1 Teilweise von Ihnen durchgeführt, wobei Sie uns auch Dokumente und Unterlagen einreichen

1.2 Von ProCert ausgefüllter Teil (gleiches Dokument)

2.  Vorbereitung des Interviews durch ProCert

3.  Telefon-Interview (ca. 2h)

4.  Entscheidung von ProCert: Verlängerung JA / NEIN

Was ist der Zweck des Telefon-Interviews? (BRC GS Lebensmittel, FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung)

Gültig für BRC GS Lebensmittel, FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung

Antwort

Der Zweck des Gesprächs, welches auf der durchgeführten Risikobewertung und den zusätzlich eingereichten Dokumenten basiert, ist es, Sicherheit zu erlangen, dass ProCert das bestehende Zertifikat auf einer soliden Grundlage verlängern kann.

Ist das Verlängerungsverfahren für unseren Betrieb anwendbar? (BRC GS Lebensmittel, FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung)

Gültig für BRC GS Lebensmittel, FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung

Antwort

JA. Ihre ProCert Kontaktperson hilft Ihnen gerne weiter, wir erwarten Ihre Kontaktnahme.

Ist das Verlängerungsverfahren für unseren Betrieb anwendbar? (IFS Lebensmittel, IFS Logistik, IFS GM, IFS Broker)

Gültig für IFS Lebensmittel, IFS Logistik, IFS GM, IFS Broker

Antwort

NEIN. Keine Zertifikatsverlängerung möglich

Kostet mich eine Zertifikatsverlängerung etwas? (BRC GS Lebensmittel, FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung)

Gültig für BRC GS Lebensmittel, FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung

Antwort

JA. Der Aufwand beläuft sich gesamthaft auf etwa 4 Stunden Arbeit, inklusive dem zweistündigen Interview mit der für das Audit an ihrem Standort verantwortlichen Person

Kostet mich eine Zertifikatsverlängerung etwas? (IFS Lebensmittel, IFS Logistik, IFS GM, IFS Broker)

Gültig für IFS Lebensmittel, IFS Logistik, IFS GM, IFS Broker

Antwort

NEIN. Keine Zertifikatsverlängerung möglich.

Nach einer Verlängerung der Zertifikatsgültigkeit, wann wird das reguläre Vor-Ort-Audit stattfinden? (BRC GS Lebensmittel, FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung)

Gültig für BRC GS Lebensmittel, FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung

Antwort

Das Rezertifizierungsaudit muss spätestens 1 Monat vor dem Ende der verlängerten Zertifikatsgültigkeit durchgeführt werden, um ein ununterbrochenes Zertifikat zu gewährleisten.

Nach einer Verlängerung der Zertifikatsgültigkeit, wann wird das reguläre Vor-Ort-Audit stattfinden? (IFS Lebensmittel, IFS Logistik, IFS GM, IFS Broker)

Gültig für IFS Lebensmittel, IFS Logistik, IFS GM, IFS Broker

Antwort

NEIN. Keine Zertifikatsverlängerung möglich.

Wenn ProCert mein Zertifikat nicht verlängert, habe ich eine Alternative? (BRC GS Lebensmittel, FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung)

Gültig für BRC GS Lebensmittel, FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung

Antwort

NEIN. In diesem Fall läuft Ihr Zertifikat ab und ProCert wird den Entscheid entsprechend begründen.

Wenn ProCert mein Zertifikat nicht verlängert, habe ich eine Alternative? (IFS Lebensmittel, IFS Logistik, IFS GM, IFS Broker)

Gültig für IFS Lebensmittel, IFS Logistik, IFS GM, IFS Broker

Antwort

NEIN. Keine Zertifikatsverlängerung möglich.

Wird das Ergebnis dieser Risikobeurteilung mit den Standardinhabern geteilt? (BRC GS Lebensmittel, FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung)

Gültig für BRC GS Lebensmittel, FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung

Antwort

JA. Diese Bewertung muss in das Portal der Standardinhaber, als Sonderprüfung  hochgeladen werden. BRC GS hat ein spezielles Format, welches wir nach Abschluss unseres Verfahrens verwenden werden.

Wird das Ergebnis dieser Risikobeurteilung mit den Standardinhabern geteilt? (IFS Lebensmittel, IFS Logistik, IFS GM, IFS Broker)

Gültig für IFS Lebensmittel, IFS Logistik, IFS GM, IFS Broker

Antwort

NEIN. Keine Zertifikatsverlängerung möglich.

Unangekündigtes Audit

Mein Standort hat die Option unangekündigtes Audit gewählt: Kann das Audit unangekündigt durchgeführt werden? (BRC GS Lebensmittel)

Gültig für BRC GS Lebensmittel

Antwort

NEIN. Standardmässig sollten alle Audits in den nächsten 4 Monaten angekündigt durchgeführt werden (bis Ende Juli 2020).

Mein Standort hat die Option unangekündigtes Audit gewählt: Kann das Audit unangekündigt durchgeführt werden? (FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung)

Gültig für FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung

Antwort

Nicht anwendbar in 2020 oder auf Anfrage

Mein Standort hat die Option unangekündigtes Audit gewählt: Kann das Audit unangekündigt durchgeführt werden? (IFS Lebensmittel, IFS Logistik, IFS GM)

Gültig für IFS Lebensmittel, IFS Logistik, IFS GM

Antwort

JA. Wir empfehlen Ihnen jedoch, Ihren Status zu ändern und vorübergehend zu den angekündigten Audits zurückzukehren. Die Umstände der Krise eignen sich nicht für diesen Ansatz.

Erweiterung des Geltungsbereichs

Erstzertifizierung oder Phase 2-Audit

Wir planen das Audit der Erstzertifizierung im April. Können wir die Zertifizierung erfolgreich bestehen ohne ein Audit vor Ort durchzuführen, zum Beispiel mit einem Fernaudit?

Gültig für alle Standards

Antwort

NEIN. GFSI legt fest, dass ein Fernaudit ein Audit vor Ort nicht ersetzt. Sie werden also bis zum Ende der Krise warten müssen, um das Audit vor Ort durchzuführen. ProCert kann Ihnen eine Bestätigung ausstellen, falls Sie die Audit-Phase 1 bestanden haben, bzw. die aktuelle Situation Ihren Kunden erklären

Darlegung der Konformität während der COVID-19-Krise

Wie kann ich meinen Kunden zeigen, dass mein Standort in dieser Krisenzeit noch immer die Anforderungen des Standards/ der Standards erfüllt? (BRC GS Lebensmittel, FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung)

Gültig für BRC GS Lebensmittel, FSSC 22000 Lebensmittel, Verpackung, Futtermittel, Transport und Lagerung

Antwort

Durch erfolgreiches Absolvieren des Verfahrens zur Verlängerung der Zertifikatsgültigkeit gemäss dem oben genannten Verfahren.

Wie kann ich meinen Kunden zeigen, dass mein Standort in dieser Krisenzeit noch immer die Anforderungen des Standards/ der Standards erfüllt? (IFS Lebensmittel, IFS Logistik, IFS GM)

Gültig für IFS Lebensmittel, IFS Logistik, IFS GM

Antwort

IFS bietet neu eine Regelung an, um Ihren Kunden Ihr Engagement zu bestärken: Die Zertifizierungsstelle, welche das Zertifikat ausgestellt hat, kann ein Fernaudit im nicht akkreditierten Bereich für Ihren bereits zertifizierten Standort durchführen. Dieses Fernaudit kann nicht für zukünftige Rezertifizierungen angerechnet werden. Diese Lösung erlaubt es Ihnen nicht, die Gültigkeit des Zertifikats zu verlängern.