COVID-19 GFSI

Audit sul sito

Cosa è diverso in un audit sul sito in questa situazione di crisi?

Valido per tutte le norme

Risposta

Durante l'audit verranno sempre rispettate le regole ufficiali e aziendali (misure igieniche e distanza minima). Ciò si riflette nel processo di audit:

1. L'auditor e gli auditori saranno dotati di mascherine, se disponibili presso la vostra azienda, come semplice precauzione.

2. La riunione di apertura e di chiusura dell'audit si svolgerà con un numero limitato di partecipanti (max. 3-5 persone).

3. Le fasi di audit verranno tutte affrontate con un minimo di dipendenti sul posto, mantenendo la distanza di 2m.

4. Per la parte di audit in produzione: le interviste con i dipendenti in loco sono ridotte al minimo. La distanza di sicurezza è sempre garantita. Agiamo sul posto in base alla situazione e con cautela.

5. Il pranzo è organizzato in maniera frugale

6. Le regole del detentore dello standard saranno costantemente rispettate.

7. Ogni deviazione da un normale corso di eventi viene annotata nel portale ProCert dall'auditor (nella sezione Modifiche nel piano di audit). 

Interruzione, riduzione della produzione o arresto temporaneo della produzione

Abbiamo dovuto interrompere temporaneamente la produzione. ProCert sospenderà il nostro certificato?

Valido per tutte le norme

Risposta

NO. Una valutazione dei rischi può essere richiesta da ProCert, seguita da un eventuale audit in loco al momento della ripresa. ProCert deve essere tenuta informata di eventuali assunzioni e reintegrazioni (in conformità con i regolamenti di certificazione).

Siamo in funzione ma parte della nostra produzione è ferma. È possibile mantenere l'audit in queste condizioni?

Valido per tutte le norme

Risposta

SÌ. L'audit può essere effettuato. Il responsabile di audit deciderà sulla possibile applicazione di esclusioni dallo scopo di certificazione in loco. Lo scope di certificazione del nuovo certificato sarà adattato di conseguenza e, se necessario, sarà necessario un ulteriore audit di estensione per includere i processi che non sarà possibile auditare.

Operiamo secondo speciali modalità di gestione delle crisi (attività ridotte, telelavoro, ecc.) Qual è l'impatto sulla nostra certificazione?

Valido per tutte le norme

Risposta

La certificazione può essere mantenuta finché si continua a controllare i processi, le procedure e le operazioni e a garantire la qualità e la sicurezza dei prodotti alimentari.

FSSC 22000 Rinvio dell'audit e conseguenze

A breve avremo un audit di aggiornamento FSSC 22000 Upgrade. Posso rimandare?

Valido per FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione

Risposta

SÌ se il motivo del rinvio è legato al COVID-19 e se la valutazione del rischio conseguente ad un intervista secondo il questionario ProCert si conclude con parere positivo al rinvio.

Rinvio dell'audit e conseguenze

L'audit del mio sito è previsto nelle prossime settimane, ProCert lo rinvierà?

Valido per tutte le norme

Risposta

Per quanto possibile è intenzione di ProCert non postporre di propria iniziativa un audit. L'agenda degli auditor è fitta, quindi un rinvio è considerata come ultima possibile soluzione.

Lavoriamo per garantire che gli audit pianificati possano essere mantenuti salvaguardando la salute dei nostri auditor (conformità alle normative nazionali) e le vostre restrizioni di accesso ai siti.

Quali sono le conseguenze se dovessimo rimandare l'audit a giugno o nei mesi successivi?

Valido per tutte le norme

Risposta

In questo caso vi offriremo immediatamente una nuova date tra luglio e agosto 2020. In questo momento è comunque meglio definire una data con l’auditor. Qualora numerosi clienti dovessero richiedere di postporre l’audit potremmo non essere in grado di garantire una data nel 2020.

Per gli audit di Uprade FSSC, deve essere effettuata una valutazione del rischio per convalidare lo spostamento.

L'audit del mio sito è stato rinviato, devo ancora soddisfare i requisiti della/e norma/e?

Valido per tute le norme

Risposta

SÌ. La costante conformità ai requisiti della norma è essenziale per mantenere la certificazione, come previsto contrattualmente. Le azioni implementate dal vostro sito durante la crisi del Coronavirus saranno verificate al più tardi durante nel corso del prossimo audit.

L'audit del mio sito è stato rinviato, come viene gestito e reso visibile nei portali dei titolari dello standard?

Valido per tutte le norme

Risposta

I detentori della norma hanno messo online la possibilità di segnalare lo status del sito in riferimento alla crisi COVID-19. L’aggiornamento di questa comunicazione è garantita dal Backoffice ProCert. Così i vostri clienti, a seconda del livello di accesso di cui dispongono ai vari portali, possono verificare la causa dello speostamento della data di audit.

Scadenza del certificato

Se il mio sito non ha potuto essere sottoposto ad audit a causa del COVID-19 e il mio certificato sta per scadere, è possibile prorogarne la validità senza un audit/valutazione preventiva? (BRC GS Food, FSSC 22000)

Valido per BRC GS Food, FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione

Risposta

SÌ. Su richiesta, a meno che il vostro sito non sia di grado C o D e solo se siete in possesso di un certificato ProCert. È l'attuale ente certificatore che può estendere il vostro certificato. Si propone una proroga di 6 mesi, senza Audit. Tuttavia, deve essere condotta una valutazione del rischio seguita da un'intervista da parte di ProCert.

Se il mio sito non ha potuto essere controllato a causa del VIDOC-19 e il mio certificato sta per scadere, sarà ancora visibile sui portali IFS e BRC? (BRC GS Food)

Valido per BRC GS Food

Risposta

SÌ. Se il vostro certificato viene prolungato di 6 mesi a seguito della procedura di cui sopra. Il grado di certificazione rimarrà invariato

Se il mio sito non ha potuto essere controllato a causa del VIDOC-19 e il mio certificato sta per scadere, sarà ancora visibile sui portali IFS e BRC? (IFS Food, IFS Logistica, IFS GM, Broker IFS)

Valido per IFS Food, IFS Logistica, IFS GM, Broker IFS

Risposta

SÌ. Anche se il vostro certificato è scaduto, rimarrà visibile sul portale IFS per un periodo di 12 mesi.

A seguito di un risultato positivo di una proroga, riceverò un nuovo certificato? (BRC GS Food)

Valido per BRC GS Food

Risposta

SÌ. Il vostro attuale certificato è prorogato di 6 mesi, con lo stesso grado e la stessa area di certificazione.

A seguito di un risultato positivo di una proroga, riceverò un nuovo certificato? (FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione)

Valido per FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione

Risposta

SÌ. Il vostro attuale certificato è prorogato di 6 mesi, con la stessa area di certificazione.

A seguito di un risultato positivo di una proroga, riceverò un nuovo certificato? (Broker IFS)

Valido per Broker IFS

Risposta

Nessuna estensione del certificato è possibile.

Controllo a distanza

È possibile effettuare un audit a distanza? (BRC GS Food, FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione, IFS Food, IFS Logistica, IFS GM)

Valido per BRC GS Food, FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione, IFS Food, IFS Logistica, IFS GM

Risposta

NO. Non verranno rilasciati nuovi certificati senza un audit completo in loco. Questa è una linea guida GFSI che viene applicata da tutte le norme.

È possibile effettuare un audit a distanza? (Broker IFS)

Valido per Broker IFS

Risposta

L'IFS sta attualmente affrontando questo problema se è possibile un audit remoto.

Estensione del certificato

Il nostro sito vorrebbe estendere il certificato. Riceviamo automaticamente un nuovo certificato? (BRC GS Food, FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione)

Valido per BRC GS Food, FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione

Risposta

NO. È necessaria una valutazione dei rischi per garantire il corretto funzionamento del sistema. ProCert ha elaborato una procedura a disposizione dei clienti: la procedura consiste nelle seguenti fasi

Valutazione del rischio

1.1 In parte arte completata da voi, inclusiva di documenti e registrazioni

1.2 Parte completata da ProCert

2.  Preparazione dell'intervista da parte di ProCert

3.  Intervista telefonica (ca. 2 ore)

4.  Decisione di ProCert: proroga o meno

Il nostro sito vorrebbe estendere il certificato. Riceviamo automaticamente un nuovo certificato? (IFS Food, IFS Logistica, IFS GM, Broker IFS)

Valido per IFS Food, IFS Logistica, IFS GM, Broker IFS

Risposta

NO. Nessuna estensione del certificato è possibile.

Qual è lo scopo dell'intervista? (BRC GS Food, FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione)

Valido per BRC GS Food, FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione

Risposta

Lo scopo del colloquio, basato sulla valutazione del rischio e degli allegati, è quello di acquisire la certezza di poter estendere il certificato su basi solide.

La procedura di estensione è accessibile a noi? (BRC GS Food, FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione)

Valido per BRC GS Food, FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione

Risposta

SÌ. Il vostro account manager ProCert è a vostra disposizione.

La procedura di estensione è accessibile a noi? (IFS Food, IFS Logistica, IFS GM, Broker IFS)

Valido per IFS Food, IFS Logistica, IFS GM, Broker IFS

Risposta

Nessuna estensione del certificato è possibile.

Una proroga mi costa qualcosa? (BRC GS Food, FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione)

Valido per BRC GS Food, FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione

Risposta

SÌ. Ci vogliono circa 4 ore di lavoro, con un colloquio di 2 ore con il responsabile dell’ultimo audit condotto sul vostro sito.

Una proroga mi costa qualcosa? (IFS Food, IFS Logistica, IFS GM, Broker IFS)

Valido per IFS Food, IFS Logistica, IFS GM, Broker IFS

Risposta

Nessuna estensione del certificato è possibile.

A seguito di un'estensione del certificato, avrà luogo il regolare audit in loco? (BRC GS Food, FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione)

Valido per BRC GS Food, FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione

Risposta

L'audit di ricertificazione deve essere effettuato al più tardi 1 mese prima della fine della proroga del certificato, al fine di garantire un certificato ininterrotto.

A seguito di un'estensione del certificato, avrà luogo il regolare audit in loco? (IFS Food, IFS Logistica, IFS GM, Broker IFS)

Valido per IFS Food, IFS Logistica, IFS GM, Broker IFS

Risposta

Nessuna estensione del certificato è possibile.

Se ProCert non proroga il mio certificato, ho un'alternativa? (BRC GS Food, FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione)

Valido per BRC GS Food, FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione

Risposta

NO. In questo caso il certificato scade. ProCert fornirà una giustificazione adeguata per la sua decisione.

Se ProCert non proroga il mio certificato, ho un'alternativa? (IFS Food, IFS Logistica, IFS GM, Broker IFS)

Valido per IFS Food, IFS Logistica, IFS GM, Broker IFS

Risposta

Nessuna estensione del certificato è possibile.

Il risultato di questa valutazione del rischio è condiviso con i detentori di standard? (BRC GS Food, FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione)

Valido per BRC GS Food, FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione

Risposta

SÌ. Questa valutazione deve essere caricata nel portale dei detentori di standard come audit speciale. BRC GS ha un formato specifico che completeremo una volta completata la procedura.

Il risultato di questa valutazione del rischio è condiviso con i detentori di standard? (IFS Food, IFS Logistica, IFS GM, Broker IFS)

Valido per IFS Food, IFS Logistica, IFS GM, Broker IFS

Risposta

Nessuna estensione del certificato è possibile.

Audit non annunciato

Il mio sito è registrato in uno schema « non annunnciato »: è possibile ricevere un audit senza preavviso (a sorpresa)? (BRC GS Food)

Valido per BRC GS Food

Risposta

NO. Per default tutti gli audit nei prossimi 4 mesi dovrebbero essere effettuati come annunciato (regola valida fino alla fine di luglio 2020).

Il mio sito è registrato in uno schema « non annunnciato »: è possibile ricevere un audit senza preavviso (a sorpresa)? (IFS Food, IFS Logistica, IFS GM)

Valido per IFS Food, IFS Logistica, IFS GM

Risposta

SÌ. Tuttavia, si consiglia di cambiare il proprio stato e di tornare temporaneamente all'auditing annunciato. Le circostanze della crisi non si prestano bene a questo approccio.

Estensione dell'area di certificazione

Prima certificazione o audit di fase 2

Prevediamo di passare la prima certificazione a breve, in aprile. Possiamo ottenere la certificazione senza passare attraverso un audit in loco, ad esempio con un audit remoto?

Valido per tutte le norme

Risposta

NO. GFSI specifica che un audit remoto non sostituirà un audit in loco. Quindi dovremo aspettare la fine della crisi per effettuare l'audit sul posto. ProCert può scrivervi un certificato che attesti che avete superato la fase di audit 1 rispettivamente spiegando la situazione ai vostri clienti.

Dimostrazione di conformità durante la crisi COVID-19

Come posso dimostrare ai miei clienti che in questo periodo di crisi il mio sito è ancora conforme ai requisiti della/e norma/e? (BRC GS Food, FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione)

Valido per BRC GS Food, FSSC 22000 Alimenti, Imballaggio, Mangimi, Trasporto e Conservazione

Risposta

Richiedendo e ottenendo una proroga della validità del certificato, secondo la procedura sopra menzionata.

Come posso dimostrare ai miei clienti che in questo periodo di crisi il mio sito è ancora conforme ai requisiti della/e norma/e? (IFS Food, IFS Logistica, IFS GM)

Valido per IFS Food, IFS Logistica, IFS GM

Risposta

Richiedendo e ottenendo una proroga della validità del certificato, secondo la procedura sopra menzionata. IFS offre un accordo temporaneo, al fine di fornire elementi tangibili per rassicurare i vostri clienti: l'ente di certificazione che ha rilasciato il certificato può eseguire un "controllo di sorveglianza remota non accreditato" per il vostro sito già certificato. Questo controllo non conta per la ricertificazione futura. In nessun caso questo sistema consente di posticipare la data di scadenza del certificato.