COVID-19

Audit sur site

L’audit sur site se déroule-t-il différemment pendant cette crise?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020).

Réponse

Les règles officielles et celles de l'entreprise sont toujours respectées lors de l'audit (mesures d'hygiène, distance minimale). Ceci se reflète dans le déroulement de l’audit:

1. L’auditeur et les audités sont équipés des masques, si disponible sur le site, par mesure de précaution.

2. La réunion d'ouverture et de clôture de l'audit se déroule avec un nombre restreint de participants (max. 3-5 personnes)

3. Les séquences d'audit se déroulent en présence d’un minimum d'employés, tout en gardant une distance de 2 m.

4. Pour les séquences d'audit en production: les entretiens avec les employés sur place sont limités au minimum. La distance de sécurité est toujours garantie. Nous agissons sur place en fonction de la situation et avec prudence.

5. Le déjeuner est organisé à petite échelle.

6. Les règles du détenteur de standard sont respectées en permanence.

7. Chaque dérogation au déroulement normal est notée dans le Portail ProCert par l’auditeur (dans la rubrique Modifications dans le plan d’audit).

Audit à distance

Est-il possible de réaliser un audit à distance?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (sauf pour les normes reconnues par GFSI) (état au 1er avril 2020)

Réponse

OUI. Une évaluation doit être conduite afin de définir si un audit à distance peut être effectué.

Interruption, réduction de la production ou arrêt temporaire de la production

Nous avons dû arrêter temporairement notre production. ProCert va-t-il suspendre notre certificat?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020).

Réponse

NON. Une évaluation des risques peut être demandée par ProCert, suivie par un éventuel audit sur site lors de la reprise. Il faut informer ProCert en cas d’arrêts et de reprises (selon le règlement de certification).

Nous fonctionnons, mais une partie de notre production est à l’arrêt. Est-ce que l’audit peut être maintenu dans ces conditions?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020).

Réponse

OUI. L’audit peut avoir lieu. Le responsable d’audit décidera de la faisabilité des exclusions sur place. Le domaine de certification du nouveau certificat sera adapté en conséquence et un audit complémentaire sera nécessaire, le cas échéant.

Nous fonctionnons en mode «gestion de crise» (activités réduites, télétravail, etc.). Quelles seront les conséquences sur notre certification?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020).

Réponse

La certification peut être maintenue à condition que vous continuiez à maitriser vos processus, vos procédés et vos opérations et assuriez la qualité demandée.

Report d’audit et conséquences

Nous aurons un audit de surveillance tout prochainement. Puis-je le reporter?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020)

Réponse

OUI. Si la raison du report est liée au COVID-19 et si l’évaluation conclut avec un report possible de maximum 6 mois. Mais il est également possible de le faire à distance, si l’évaluation est positive.

L'audit de mon site est planifié dans les prochaines semaines, ProCert va-t-il le reporter?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020)

Réponse

NON. ProCert ne reporte pas d’audit par défaut. Le planning des auditeurs est très chargé, c’est pourquoi un report reste une solution de dernier recours.

Nous œuvrons pour que les audits planifiés puissent être maintenus tout en préservant la santé de nos auditeurs (respect des consignes nationales) ainsi que vos propres restrictions d’accès aux sites.

Quelles sont les conséquences si je reporte mon audit à juin ou à plus tard?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020)

Réponse

Dans ce cas nous vous proposerons immédiatement un nouveau créneau d’audit entre juillet et août 2020. Cette plage est potentiellement la seule qui garantisse un audit dans le courant de l’année. Nous ne pouvons pas vous garantir un audit en 2020 si tous nos clients repoussent leurs audits.

L'audit de mon site a été reporté, dois-je continuer à me conformer aux exigences de la norme/des normes?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020)

Réponse

OUI. Le respect de la conformité aux exigences des normes est indispensable au maintien de la certification, comme stipulé contractuellement. Les actions mises en œuvre par votre site pendant la crise du coronavirus seront vérifiées au plus tard lors de la prochaine évaluation, quelle que soit sa forme.

Un report d’audit avec une évaluation me coûte-t-il quelque chose?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020)

Réponse

OUI. Il faut compter avec environ 2-3 h de travail de la part de ProCert. Un formulaire sera mis à disposition afin de préparer cette évaluation.

Expiration du certificat

Si mon site n’a pas pu être audité en raison du COVID-19 et que mon certificat arrive à expiration, est-il possible de prolonger sa validité, sans audit/évaluation préalable?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020)

Réponse

OUI. Sur demande et seulement si vous disposez d’un certificat ProCert. L’organisme certificateur actuel peut prolonger votre certificat. Une extension de 6 mois est proposée, sans audit. Toutefois, ProCert doit procéder à une évaluation des risques.

Si mon entreprise n’a pas pu être auditée en raison du COVID-19 et que mon certificat arrive à expiration, sera-t-il encore visible sur les sites des détenteurs de standards et sur celui de ProCert?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020)

Réponse

OUI. Si votre certificat est prolongé de 6 mois suite à la procédure mentionnée ci-dessus.

NON. Si la prolongation n’a pas été acceptée.

Suite à l’obtention d’une prolongation, recevrai-je un nouveau certificat?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020)

Réponse

OUI. Votre certificat actuel est prolongé de 6 mois, avec le même domaine de certification.

Prolongation du certificat

Notre site souhaite prolonger son certificat. Allons-nous automatiquement en recevoir un nouveau?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020)

Réponse

NON. La réalisation d’une évaluation des risques est exigée pour assurer que votre système est bien fonctionnel. ProCert a défini une procédure à destination de ses clients, qui comporte les étapes suivantes:

1. Evaluation des risques

1.1 Partie complétée par vous-même, en nous soumettant des documents et enregistrements

1.2 Partie complétée par ProCert

2.  Décision par ProCert de prolonger ou pas

Un entretien est réalisé afin de soutenir la décision.

Quel est l’objectif de l’entretien?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020)

Réponse

L'objectif de l'entretien, basé sur l'évaluation soumise avec les pièces jointes, est d'obtenir la conviction que nous pouvons prolonger le certificat sur une base solide.

La procédure de prolongation est-elle accessible pour nous?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020)

Réponse

OUI. Votre chargé de clientèle ProCert se tient à votre disposition. 

Une prolongation de certificat me coûte-t-elle quelque chose?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020)

Réponse

OUI. Il faut compter environ 2-3 h de travail, entretien éventuel avec le responsable d’audit de votre organisation compris.

Suite à une prolongation du certificat, l’audit sur site régulier aura-t-il lieu?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020)

Réponse

OUI. L’audit de re-certification doit être conduit au plus tard 1 mois avant la fin de prolongation du certificat, pour assurer la continuité de ce dernier.

Est-ce que j’ai une alternative si ProCert ne prolonge pas mon certificat?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020)

Réponse

NON. Dans ce cas votre certificat expire. ProCert fournira une justification appropriée.

Est-ce que le résultat de cette évaluation des risques est partagé avec les détenteurs de standard ou le SAS?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020)

Réponse

OUI. Cette évaluation, le cas échéant, doit être chargée dans le portail des détenteurs de standard. Notre Service d’Accréditation doit y accéder afin de vérifier la justesse de notre décision.

Extension du domaine de certification

Nous avons prévu d’étendre notre domaine de certification avec une nouvelle gamme de produits. Est-ce que je peux le faire à distance, sans audit sur site?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020)

Réponse

OUI. A condition que l’évaluation de faisabilité d’audit à distance aie confirmé cette possibilité.

Première certification ou audit phase 2

Nous avons prévu de passer la première certification sous peu (par ex. au mois d’avril). Pouvons-nous atteindre une certification sans passer par un audit sur site, avec un audit à distance par exemple?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020)

Réponse

OUI. A condition que l’évaluation de faisabilité d’audit à distance aie confirmé cette possibilité.

Démonstration de la conformité aux normes pendant la crise du COVID-19

Puis-je démontrer à mes clients qu’en cette période de crise, mon entreprise est toujours conforme aux exigences de la/des norme/s?

Valable pour toutes les normes dans le domaine des systèmes de management (état au 1er avril 2020)

Réponse

OUI, en demandant et en obtenant la prolongation de la validité de votre certificat selon la procédure mentionnée plus haut.