COVID-19

Audit sul sito

Come cambia un audit sul sito in questa situazione di crisi?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

Durante l'audit verranno sempre rispettate le regole ufficiali e aziendali (misure igieniche e distanza minima). Ciò si riflette nel processo di audit:

1. L'auditor e gli auditori saranno dotati di mascherine, se disponibili presso la vostra azienda, come semplice precauzione.

2. La riunione di apertura e di chiusura dell'audit si svolgerà con un numero limitato di partecipanti (max. 3-5 persone).

3. Le fasi di audit verranno tutte affrontate con un minimo di dipendenti sul posto, mantenendo la distanza di 2 m.

4. Per la parte di audit in produzione: le interviste con i dipendenti in loco sono ridotte al minimo. La distanza di sicurezza è sempre garantita. Agiamo sul posto in base alla situazione e con cautela.

5. Il pranzo è organizzato in maniera frugale

6. Le regole del detentore dello standard saranno costantemente rispettate.

7. Ogni deviazione da un normale corso di eventi viene annotata nel portale ProCert dall'auditor (nella sezione Modifiche nel piano di audit).

Audit a distanza

È possibile effettuare un audit a distanza?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (fatta eccezione per gli standard riconosciuti dalla GFSI) (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

SI. Per potere svolgere un audit a distanza dovrà essere condotta una valutazione preliminare.

Interruzione, riduzione della produzione o arresto temporaneo della produzione

Abbiamo dovuto interrompere temporaneamente la produzione. ProCert sospenderà il nostro certificato?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

NO. Una valutazione del rischio potrà essere domandata a ProCert, seguita da un audit sul sito una volta che ció sarà possibile. É necessario tenere ProCert aggiornato riguardo agli arresti e ripresed di produzione e della possibilità di acedere al sito (secondo le regole di certificazione).

Siamo in funzione ma parte della nostra produzione è ferma. È possibile mantenere l'audit in queste condizioni?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

SI. L'audit può essere effettuato. Il responsabile di audit deciderà sulla possibile applicazione di esclusioni dallo scopo di certificazione in loco. Lo scope di certificazione del nuovo certificato sarà adattato di conseguenza e, se necessario, sarà necessario un ulteriore audit di estensione per includere i processi che non sarà possibile auditare.

Operiamo secondo speciali modalità di gestione delle crisi (attività ridotte, telelavoro, ecc.) Qual è l'impatto sulla nostra certificazione?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

La certificazione può essere mantenuta finché si continua a controllare i processi, le procedure e le operazioni e a garantire la qualità e la sicurezza dei prodotti alimentari.

Rinvio dell’audit e conseguenze

A breve avremo un audit di aggiornamento FSSC 22000 Upgrade. Posso rinviare?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

SI. Qualora il motivo del rinvio sia legato al COVID-19, e se la valutazione del rischio conseguente ad un intervista secondo il questionario ProCert si conclude con parere positivo al rinvio.

L'audit del mio sito è previsto nelle prossime settimane, ProCert lo rinvierà?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

NO. ProCert non rinvia di défault un audit. L'agenda degli auditor è fitta, quindi un rinvio è considerata come ultima possibile soluzione.

Lavoriamo per garantire che gli audit pianificati possano essere mantenuti salvaguardando la salute dei nostri auditor (conformità alle normative nazionali) e le vostre restrizioni di accesso ai siti.

Quali sono le conseguenze se dovessimo rimandare l'audit a giugno o nei mesi successivi?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

In questo caso vi offriremo immediatamente delle possibilità di date in cui svolgere l’audit tra luglio e agosto 2020. Definire una data in quel range è al momento l'unica soluzione che garantisca un audit entro il 2020. Senza una pianificazione tempestiva potremmo non essere in grado di garantire un audit nel 2020 ; profilandosi il rischio che molti dei nostri clienti debbano rinviare l’audit.

L'audit del mio sito è stato rinviato, devo ancora soddisfare i requisiti della/e norma/e?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

SI. La costante conformità ai requisiti della norma è essenziale per mantenere la certificazione, come previsto contrattualmente. Le azioni implementate dal vostro sito durante la crisi del Coronavirus saranno verificate al più tardi durante nel corso del prossimo audit.

Un rapporto di audit con valutazione del rischio, utile a rimandare l’audit, ha dei costi aggiuntivi ?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

SI. Si puó considerare di avere l’equivalente di 2-3 ore di lavoro aggiuntivo da parte di ProCert. Sarà disponibile per voi un formulario per preparare la valutazione dei costi.

Scadenza del certificato

Se il mio sito non ha potuto essere sottoposto ad audit a causa del COVID-19 e il mio certificato sta per scadere, è possibile prorogarne la validità senza un audit/valutazione preventiva?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

SI. Su vostra richiesta e solamente se disponete di un certificato emesso da ProCert. E, infatti, l’organismo certificatore che ha la facoltà di prolungare la durata del certificato. Una estensione di 6 mesi verrà proposta, senza che sia svolto un audit sul sito. In ogni caso una valutazione dei rischi dovrà essere condotta dall’organismo certificatore (Procert o altro ente che abbia condotto l’ultimo audit)« Toutefois, une évaluation des risques par ProCert doit être conduite.

Se il mio sito non ha potuto essere controllato a causa del VIDOC-19 e il mio certificato sta per scadere, sarà ancora visibile sui portali IFS e BRC?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

SI. Se il vostro certificato viene prolungato di 6 mesi a seguito della procedura di cui sopra.

NO. Se il prolungamento no venisse accettato.

A seguito di un risultato positivo di una proroga, riceverò un nuovo certificato?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

SI. Il vostro attuale certificato è prorogato di 6 mesi, con lo stesso scopo di certificazione.

Estensione del certificato

Il nostro sito vorrebbe estendere il certificato. Riceveremo automaticamente un nuovo certificato?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

NO. È necessaria una valutazione dei rischi per garantire il corretto funzionamento del sistema. ProCert ha elaborato una procedura a disposizione dei clienti: la procedura consiste nelle seguenti fasi

1. Valutazione del rischio

1.1 Prima fase completata da voi, inclusiva di documenti e registrazioni

1.2 Seconda fase completata da ProCert

2.  Decisione di ProCert: proroga o menoIntervista condotta allo scopo di sostenere la decisione presa.

Qual è lo scopo dell'intervista?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

Lo scopo del colloquio, basato sulla valutazione del rischio e degli allegati, è quello di acquisire la certezza di poter estendere il certificato su basi solide.

La procedura di estensione è accessibile a noi?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

SI. Il vostro account manager ProCert è a vostra disposizione.

Una proroga mi costa qualcosa?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

SI. 2-3 ore di lavoro sono da prendere in considerazione per questa fase di proroga del certificato, con un eventuale intervista con il responsabile di audit assegnato alla vostra struttura.

A seguito di un'estensione del certificato, avrà luogo il regolare audit in sito?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

SI. L'audit di ricertificazione deve essere effettuato al più tardi 1 mese prima della fine della proroga del certificato, al fine di garantire la sua continuità.

Esistono alternative, qualora Procert non dovesse prolungare il certificato?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

NO. In questo caso il certificato scade. ProCert fornirà una giustificazione adeguata per la sua decisione.

Il risultato di questa valutazione del rischio è condiviso con i detentori di standard o l’ente di accreditamento SAS?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

SI. Questa valutazione deve essere caricata nel portale dei detentori di standard. Il nostro servizio di accreditamento dovrà accedere alle informazioni utili a verificare la correttezza della nostra decisione.

Estensione dell'area di certificazione

Stiamo pianificando di espandere la nostra area di certificazione con una nuova gamma di prodotti. Posso farlo a distanza, senza un audit in loco?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

SI. A condizione che questa possibilità sia confermata nel corso di una valutazione di fattibilità condotta da Procert.

Prima certificazione o audit di fase 2

Prevediamo di passare la prima certificazione a breve, (es. in aprile). Possiamo ottenere la certificazione senza passare attraverso un audit in loco, ad esempio con un audit remoto?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

SI. A condizione che la valutazione di fattibilità per un audit a distanza abbia confermato questa possibilità.

Dimostrazione di conformità durante la crisi COVID-19

Come posso dimostrare ai miei clienti che in questo periodo di crisi il mio sito è ancora conforme ai requisiti della/e norma/e?

Valido per tutte le norme nel campo dei sistemi di gestione (stato al 1° aprile 2020)

Risposta

SI, Richiedendo e ottenendo una proroga della validità del certificato, secondo la procedura sopra menzionata.