COVID-19

Vor-Ort-Audit

Läuft das Vor-Ort-Audit in dieser Krise anders?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020).

Antwort

Die behördlichen und betrieblichen Vorschriften werden bei der Prüfung stets eingehalten (Hygienemassnahmen, Mindestabstand). Dies spiegelt sich im Audit wieder:

1. Der Auditor und die geprüften Personen werden, falls vor Ort verfügbar, zur Vorsichtsmassnahme mit Masken ausgestattet.

2. Die Eröffnungs- und Schlussbesprechung des Audits findet mit einer begrenzten Teilnehmerzahl (max. 3-5 Personen) statt.

3. Die Auditsequenzen werden mit einem Minimum an Mitarbeitern vor Ort unter Einhaltung des Abstands von 2m bearbeitet.

4. Für Audit-Sequenzen in der Produktion: Interviews mit Mitarbeitern vor Ort werden auf ein Minimum beschränkt. Der Sicherheitsabstand ist immer gewährleistet. Wir handeln vor Ort situationsgerecht und mit Vorsicht.

5. Das Mittagessen wird in kleinem Rahmen organisiert.

6. Die Regeln des Standardeigners werden kontinuierlich eingehalten.

7. Abweichungen von der üblichen Auditpraxis werden vom Auditor im ProCert Portal festgehalten (unter Änderungen des Auditplans).

Fern-Audit

Ist es möglich, ein Fernaudit durchzuführen?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (ausser für GFSI anerkannte Standards) (Stand 1. April 2020)

Antwort

JA. Es muss hingegen eine Bewertung durchgeführt werden, um festzustellen, ob ein Fernaudit vollständig oder nur teilweise durchgeführt werden kann.

Unterbrechung, Reduzierung der Produktion oder vorübergehende Einstellung der Produktion

Wir mussten die Produktion vorübergehend einstellen. Wird ProCert unser Zertifikat aussetzen?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020).

Antwort

NEIN. Eine Risikobeurteilung kann von ProCert verlangt werden, gefolgt von einem möglichen Audit vor Ort zum Zeitpunkt der Wiederaufnahme. ProCert muss über Einstellungen und Wiederaufnahmen auf dem Laufenden gehalten werden (gemäss Zertifizierungsreglement).

Wir sind am Produzieren, aber ein Teil unserer Produktion ist eingestellt. Kann das Audit unter diesen Bedingungen durchgeführt werden?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020).

Antwort

JA. Das Audit kann stattfinden. Der Auditor entscheidet vor Ort über die Definition möglicher Ausschlüsse. Der Geltungsbereich des neuen Zertifikats wird entsprechend angepasst, und es wird gegebenenfalls ein zusätzliches Audit erforderlich sein.

Wir arbeiten im Krisenmanagementmodus (reduzierte Aktivitäten, Homeoffice usw.). Welche Auswirkungen hat dies auf unsere Zertifizierung?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020).

Antwort

Die Zertifizierung kann aufrechterhalten werden, solange Sie Ihre Prozesse, Verfahren und Abläufe weiterhin kontrollieren und die Qualität ihrer Dienstleistungen und Produkte gewährleisten.

Verschiebung des Audits und Konsequenzen

Wir werden bald ein Überwachungsaudit durchführen. Kann ich es verschieben?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020)

Antwort

JA. Wenn der Grund für die Verschiebung mit COVID-19 zusammenhängt und die Bewertung mit einer möglichen Verschiebung von bis zu 6 Monaten abschliesst. Aber es ist auch möglich, dies mit einem Fernaudit zu tun, wenn die Bewertung positiv ausfällt.

Das Audit meines Unternehmens ist für die kommenden Wochen geplant, wird ProCert es verschieben?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020)

Antwort

NEIN. Die Agenda der Auditoren ist in der Regel voll, so dass eine Verschiebung die ultimative Lösung ist.

Wir arbeiten daran, dass geplante Audits beibehalten werden können, während wir gleichzeitig die Gesundheit unserer Auditoren (Einhaltung der nationalen Vorschriften) und Ihre eigenen Beschränkungen einhalten. 

Was sind die Konsequenzen, wenn ich mein Audit auf Juni oder später verschiebe?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020)

Antwort

In diesem Fall werden wir Ihnen sofort einen neues Audit zwischen Juli und August 2020 anbieten. Dies ist eventuell das einzig verfügbare Zeitfenster, im welchem ein Audit durchgeführt werden kann, wenn viele Kunden ihre Audits verschieben sollten. 

Das Audit meines Unternehmens wurde verschoben, muss ich die Anforderungen des Standards weiter erfüllen?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020)

Antwort

JA. Die kontinuierliche Einhaltung der Anforderungen des Standards ist für die Aufrechterhaltung der Zertifizierung, wie vertraglich festgelegt, unerlässlich. Die von Ihrem Unternehmen während der Coronavirus-Krise durchgeführten Maßnahmen werden spätestens beim nächsten Audit überprüft, unabhängig von der Art des Audits. 

Kostet mich ein Auditverschiebung mit einer Risikobeurteilung etwas?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020)

Antwort

JA. ProCert benötigt etwa 2-3 Stunden Arbeit. Für die Vorbereitung dieser Bewertung wird ein Formular zur Verfügung gestellt.

Ablauf des Zertifikats

Wenn mein Unternehmen aufgrund von Covid-19 nicht auditiert werden konnte und mein Zertifikat kurz vor dem Auslaufen steht, ist es dann möglich, seine Gültigkeit ohne Audit zu verlängern?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020)

Antwort

JA. Auf Anfrage und nur, wenn Sie ein ProCert-Zertifikat besitzen. Es ist die aktuelle Zertifizierungsstelle, die Ihr Zertifikat verlängern kann. Es wird eine Verlängerung um 6 Monate vorgeschlagen, ohne Audit. Es muss jedoch eine Risikobeurteilung durch ProCert durchgeführt werden, ob eine solche Verlängerung zulässig ist. 

Wenn mein Unternehmen aufgrund von Covid-19 nicht auditiert werden konnte und mein Zertifikat kurz vor dem Auslaufen steht, wird es dann noch auf den Seiten der Normeninhaber und von ProCert sichtbar sein?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020)

Antwort

JA. Wenn Ihr Zertifikat nach dem oben genannten Verfahren um 6 Monate verlängert wird.

NEIN. Wenn die Verlängerung nicht akzeptiert wurde.

Erhalte ich nach ein einer positiven Risikobeurteilung ein neues Zertifikat?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020)

Antwort

JA. Ihr aktuelles Zertifikat wird um 6 Monate verlängert, wobei der gleiche Zertifizierungsbereich gilt.

Verlängerung des Zertifikats

Wir möchten das Zertifikat verlängern. Werden wir automatisch ein neues Zertifikat erhalten?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020)

Antwort

NEIN. Eine Risikobewertung ist erforderlich, um sicherzustellen, dass Ihr System ordnungsgemäss funktioniert. ProCert hat ein Verfahren entworfen, das den Kunden zur Verfügung steht. Das Verfahren besteht aus folgenden Schritten:

1. Risikobeurteilung1

1.1 Durch Sie durchgeführt, wobei Sie uns auch Dokumente und Unterlagen einreichen

1.2 Von ProCert ausgefüllter Teil

2.  Entscheidung von ProCert für oder gegen eine Verlängerung

Zur Unterstützung der Entscheidung wird ein Interview mit Ihnen geführt.

Was ist der Zweck des Interviews?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020)

Antwort

Der Zweck des Gesprächs, das auf der Bewertung basiert, ist es, das Vertrauen zu erlanngen, dass wir das Zertifikat auf einer soliden Grundlage verlängern können.

Haben wir Zugang zu diesem Verfahren?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020)

Antwort

JA. Ihre ProCert-Kontaktperson steht Ihnen zur Verfügung.

Kostet mich eine Verlängerung etwas?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020)

Antwort

JA. Es wird etwa 2-3 Stunden Arbeit in Anspruch nehmen, einschließlich eines möglichen Interviews mit dem leitenden Auditor Ihres Unternehmens. 

Wird nach einer Verlängerung des Zertifikats das regelmäßige Audit vor Ort stattfinden?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020)

Antwort

JA. Das Rezertifizierungsaudit muss spätestens 1 Monat vor dem Ende der Verlängerung des Zertifikats durchgeführt werden, um die Kontinuität des Zertifikats zu gewährleisten.

Habe ich eine Alternative, wenn ProCert mein Zertifikat nicht verlängert?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020)

Antwort

NEIN. In diesem Fall läuft Ihr Zertifikat ab. ProCert wird eine angemessene Begründung für diese Entscheidung liefern.

Wird das Ergebnis dieser Risikobeurteilung mit den Standardinhabern oder der Akkreditierungsstelle eteilt?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020)

Antwort

JA. Diese Bewertung muss ggf. den Standardgebern zugänglich gemacht werden. Unsere Akkreditierungsstelle muss darauf zugreifen können, um die Richtigkeit unserer Entscheidung zu überprüfen.

Erweiterung des Zertifizierungsbereichs

Wir planen, unseren Bereich der Zertifizierung mit einer neuen Produktpalette zu erweitern. Kann ich dies aus der Ferne tun, ohne ein Audit vor Ort durchzuführen?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020)

Antwort

JA. Vorausgesetzt, dass die Machbarkeitsbewertung für ein Fernaudit diese Möglichkeit bestätigt.

Erste Zertifizierung oder Phase 2-Audit

Wir planen, die Erst-Zertifizierung in Kürze zu organisieren. Können wir die Zertifizierung ohne ein Vor-Ort-Audit erreichen, zum Beispiel mit einem Fernaudit?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020)

Antwort

JA. Vorausgesetzt, dass die Machbarkeitsbewertung für ein Fernaudit diese Möglichkeit bestätigt.

Demonstration der Einhaltung während der COVID-19-Krise

Kann ich meinen Kunden zeigen, dass mein Unternehmen auch in dieser Krisenzeit die Anforderungen des Standards erfüllt?

Gültig für alle Standards im Bereich Managementsysteme (Stand 1. April 2020)

Antwort

JA, indem Sie die Verlängerung der Gültigkeitsdauer Ihres Zertifikats gemäß dem oben genannten Verfahren beantragen und erhalten.