Witnessing

Was muss ich wissen?

Was ist ‘Witnessing’?

Antwort

Es ist eine Beobachtungsaktivität, die während eines Zertifizierungsaudits durchgeführt wird. Dies, um die Fähigkeiten eines neuen Auditors zu validieren oder um einen erfahrenen Auditor zu kalibrieren. Das ‘Witnessing’ ist ein obligatorischer und grundlegender Schritt im (Re-)-Qualifizierungsprozess jedes Auditors.

Es gibt zwei Arten von Witnessing:

Initiales Witnessing: Dies ist der letzte Schritt, um einen Auditor zu qualifizieren. Das Witnessing wird von einer qualifizierten und kompetenten Person des Sektors durchgeführt, die eine reibungslose Begleitung des Audits garantiert.

Kalibrierungs-Witnessing: Wird zwischen erfahrenen Auditoren durchgeführt. Auditor A beobachtet Auditor B, und Auditor B kann Auditor A während eines anderen Audits beobachten. Dies wird als Kalibrierung bezeichnet.

Warum bittet ProCert mich, die Anwesenheit eines Witnessers während eines Audits zu akzeptieren?

Antwort

Die Anwesenheit eines Witnessers während eines Audits ist ein integraler Bestandteil jedes Auditoren-(Re)qualifizierungsverfahrens. Es ist ein wesentlicher und unverzichtbarer Schritt, um einen Auditor zu qualifizieren und/oder die Qualifikation eines Auditors aufrechtzuerhalten.

Gemäß den Regeln der einzelnen Normen muss ein Auditor alle 2 oder 3 Jahre beobachtet werden.

Ein Auditor, der nicht rechtzeitig beobachtet wird, verliert seine Qualifikation.

Welche Rolle spielt der Witnesser während des Audits, kann er dem Auditor helfen?

Antwort

Der Witnesser hat die einzigartige Aufgabe, den Auditor während des gesamten Auditprozesses zu beobachten, also muss er den Auditor begleiten.

Der Witnesser ist nicht in den Auditprozess eingebunden, gehört nicht zum Auditteam und kann keine Fragen stellen, Kommentare abgeben oder gar Nichtkonformitäten feststellen.

Wie wird die Vertraulichkeit der Daten während des Audits gehandhabt?

Antwort

Der Witnesser ist eine Person, die bei ProCert unter Vertrag steht und die Werte und Grundsätze von ProCert vertritt. Er unterliegt daher den gleichen Vertraulichkeitsregeln wie der Auditor. Der Witnesser konsultiert keine internen Dokumente.

Was mich beunruhigt, ist, dass die Anwesenheit eines Witnessers den Auditprozess zusätzlich belastet.

Antwort

Es ist wichtig zu wissen, dass das Witnessing kein Test oder Bewertung des Auditors ist. Es ist eine Beobachtung guter Audit-Praktiken mit dem Ziel der Verbesserung und Kalibrierung.

Der Witnesser darf in keiner Weise in das Audit eingreifen, d.h. er hat keinen direkten Austausch mit dem Auditor und vor allem nicht mit den Auditierten.

Ein Audit mit Witnessing sollte wie ein normales Audit durchgeführt werden, daher sollte das Ergebnis des Audits keinesfalls anders ausfallen.

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen haben, zögern Sie nicht, diese mit dem Witnesser zu besprechen oder Ihre Anmerkungen an zu senden.

Wird die Anwesenheit eines Witnessers die Dauer des Audits verlängern?

Antwort

Nein. Der Witnesser greift während Audits nicht ein, so dass sich die Auditdauer nicht ändert.

Erhöht sich durch die Anwesenheit eines Witnessers die Auditgebühr?

Antwort

Nein. Alle Kosten für das Witnessing werden vollumfänglich von ProCert übernommen, dies betrifft Reisekosten, Unterkunft, aber auch Verpflegung

Kann ich die Anwesenheit eines Witnessers ablehnen?

Antwort

Die Organisation, die einen Zertifizierungsvertrag unterzeichnet hat, ist verpflichtet, die Anwesenheit eines Witnessers zu akzeptieren, wenn dies gewünscht wird. Wenn die Organisation es jedoch aus internen Gründen ablehnt, ist es wichtig zu wissen, dass dies direkte Auswirkungen auf die Aufrechterhaltung der Qualifikation des Auditors und folglich auf die Verfügbarkeit für ein nachfolgendes Audit haben kann.

Das Schutzkonzept COVID-19 ist bei sämtlichen Witnessing-Aktivitäten zwingend einzuhalten.

Was ist das Schutzkonzept COVID-19?

Antwort

Zweck des Schutzkonzeptes für Audits und Inspektionen ist es, Massnahmen zum Schutz des Auditors/der Auditorin (auch in Auditteams sowie in Witness- oder anderweitiger Begleitung) und der Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen des Unternehmens zu beschreiben, und zwar ergänzend zu den Anforderungen, die von Behörden, Unternehmen und weiteren Stakeholdern erlassen werden. 

Es ist denkbar, dass für einzelne Branchen und Standards weiterführende Schutzmassnahmen eingeführt werden; diese werden von den hier aufgeführten Zertifizierungsstellen zusätzlich zu diesem Leitfaden gehandhabt.

Das Schutzkonzept wurde in Zusammenarbeit der beiden Zertifizierungsstellen ProCert und SQS für die Durchführung von Managementsystem- und Produktzertifizierungsaudits erstellt.

Es steht weiteren Zertifizierungsstellen offen, sich dem Schutzkonzept anzuschliessen und dessen Weiterentwicklung zu unterstützen.

Das Dokument steht hier zum Download zur Verfügung.