Witnessing

Cosa devo sapere?

Che cos'è il 'Witnessing'?

Risposta

Si tratta di un'attività di osservazione condotta durante un audit di certificazione. Ciò al fine di convalidare le competenze di un nuovo auditor o di calibrare un auditor esperto. Il “witnessing” è un passo obbligatorio e fondamentale nel processo di (ri)qualificazione di ogni auditor.

Ci sono due tipi di “witnessing”:

“witnessing” iniziale: è l'ultimo passo nell’iter di qualificazione di un auditor. Questo “witnessing” è effettuato da una persona qualificata e competente del settore; la cui presenza non ha influenza sul processo di certificazione dell’azienda.

“witnessing” di calibrazione: Eseguita tra auditor esperti. L'auditor A osserva l'auditor B (e, in un'altra occasione sarà l'auditor B che svolgerà una simile osservazione sull’auditor A).

Perché ProCert mi chiede di accettare la presenza di un testimone (“witnesser”) durante una verifica?

Risposta

La presenza di un testimone durante una verifica è parte integrante di qualsiasi procedura di (ri)qualificazione degli auditor. È un passo essenziale e indispensabile per qualificare un auditor e/o per mantenerne la qualifica.

Secondo le regole di ogni norma, un auditor deve essere oggetto di attività di “witnessing” ogni 2 o 3 anni (a seconda della norma per cui esso è qualificato).

Un revisore che non viene osservato nei tempi previsti perde la sua qualifica.

Qual è il ruolo di un testimone durante l’audit, può aiutare il revisore?

Risposta

Il testimone ha il ruolo unico di osservare il revisore durante il processo di audit, quindi deve accompagnare il revisore.

Il testimone non è coinvolto nel processo di verifica, non fa parte del team di verifica e non può fare domande, fare commenti o anche identificare non conformità.

Come viene gestita la riservatezza dei dati durante l'audit?

Risposta

Il “witnesser” è una persona che ha firmato un contratto con ProCert e rappresenta i valori e i principi di ProCert. È quindi soggetto alle stesse regole di riservatezza dell’auditor. Il “witnesser” non consulta i documenti interni.

Ciò che mi preoccupa è che la presenza di un testimone possa aggiungere stress al processo di verifica.

Risposta

È importante sapere che il “wintessing” non è un esame o una valutazione del’auditor. È un'osservazione delle buone pratiche di audit con l'obiettivo del miglioramento e della calibrazione.

Il “witnesser” non deve intervenire in alcun modo durante la verifica, cioè non ha scambi diretti con l’auditor prima della conclusione del processo di auditing.

Un audit con testimone è condotto allo stesso modo di un normale audit, quindi il risultato dell'audit rimane invariato.

Qualora abbiate dubbi a riguardo, domande o commenti, non esitate a discuterne con il “winesser” con l’auditor o inviate i vostri commenti a .

La presenza di un testimone (“witnesser”) aumenterà la durata della verifica?

Risposta

No. Il testimone non interviene durante la verifica, quindi la durata della verifica non cambia.

La presenza di un testimone (“witnesser”) aumenterà il costo della revisione?

Risposta

No. Tutte le spese di “witnessing” sono interamente coperte da ProCert, questo comprende le spese di viaggio, alloggio e pasti.

Posso rifiutare la presenza di un testimone?

Risposta

L'organizzazione che ha firmato un contratto di certificazione è obbligata ad accettare la presenza di un testimone, se richiesto. Tuttavia, se l'organizzazione lo dovesse rifiutare per motivi interni, è importante sapere che ciò poptrebbe avere un impatto diretto sul mantenimento della qualifica dell'auditor e di conseguenza sulla disponibilità degli auditor per un successivo audit.

Il concetto di protezione COVID-19 deve essere rigorosamente rispettato in tutte le attività di witnessing.

Cos'è il concetto di protezione COVID-19?

Risposta

Questo concetto di protezione per gli audit e le ispezioni mira a descrivere le misure di protezione per l'auditor (anche per i team di audit e i testimoni/osservatori (osservazione in situazioni di audit) e gli osservatori) e i dipendenti dell'azienda, oltre ai requisiti emanati dalle autorità, dalle aziende e dalle altre parti interessate.

È ipotizzabile che ulteriori misure di protezione possano essere introdotti per i singoli settori e gli standard; questi saranno gestiti dagli organismi di certificazione qui elencati in aggiunta a questo concetto.

L'attuale concetto di protezione è stato sviluppato in collaborazione tra i due enti di certificazione ProCert e SQS per l'esecuzione di audit di certificazione dei sistemi di gestione e dei prodotti.

È aperta ad altri organismi di certificazione per aderire al concetto di protezione e sostenerne l'ulteriore sviluppo.

Il documento è disponibile per il download qui (in francese).